وب سایت همایش‌ها

پرتال همایشها این امکان را فراهم می نماید که اطلاعات تمامی همایشهاي برگزار شده در کل دانشگاه هاي کشور بصورت یکپارچه توسط وبسایت اصلی آن سازمان ارائه گردد. بدین شکل به هر واحد دانشگاهی این امکان را می دهد که در صورت برگزاري همایش تنها با ثبت اطلاعات همایش وب سایت مربوط به آن همایش که حاوي بخشهایی است که در ادامه ذکر خواهد شد ایجاد می شود و مدیریت این وب سایت ها به عهده سر دبیر مربوط به همایش خواهد بود. یکپارچگی اطلاعات باعث می گردد که سازمان یک بانک اطلاعاتی از همایش ها و سمینارهاي برگزار شده در واحد ها را در اختیار داشته باشد و بتواند با آنالیز دقیق نتایج و موضوعات همایشها و سمینارهاي برگزار شده و مقالات ارائه شده کاربران بهره هاي علمی لازم را از آن برد. علاوه بر بهره برداري هاي علمی از لحاظ اقتصادي نیز با توجه به اینکه این سرویس هیچگونه محدودیتی جهت ارائه سرویس به سمینارهاي متعدد در حال برگزاري به صورت همزمان و یا در مقاطع زمانی مختلف را نخواهد داشتف باعث صرفه جویی در هزینه هاي هنگفتی که خرید وبسایت همایش ها در سراسر کشور را دارد خواهد شد. اهداف همایشها، محورهاي همایش، نمایشگاه ها، کارگاه ها، میزگرد ها، کمیته علمی، کمیته اجرائی، پیام دبیر همایش، در باره همایش، در باره واحد دانشگاه، تقویم، فرمت ارسال مقاله، فراخوان، پوستر همایش، اتوماسیون کامل روند ارسال مقاله و داوري آن، اعلام نتایج نهایی و ... از سیستمهاي مهمی است که می توان براي هر همایش در نظر گرفت.

       
  طراحی وب سایت همایش / کنفرانس

 
  • ابتدایی ترین امکان نرم افزار راه اندازی وب سایت همایش می باشد . وب سایت طراحی شده توسط سیستم امکانات و صفحات زیادی دارد که از آنجله می توان به صفحات زیر اشاره کرد : 
    اخبار - اطلاعیه ها - گالری تصاویر - پوستر همایش - تاریخ های مهم - کمیته ها - کادر اجرایی - مهمانان ویژه - داوران - کارگاه های آموزشی - درباره محل برگزاری همایش - لیست هتل های شهر - درباره شهر محل برگزاری - مکان های دیدنی - فایل ها - حامیان مالی - ارتباط با ما - نظر سنجی - پیشنهادات - آمار بازدید - و... 
 

 ثبت نام از شرکت کنندگان در همایش / کنفرانس

 
  • کلیه اطلاعات مورد نیاز برگزار کنندگان همایش در هنگام ثبت نام توسط وب سایت از کاربران دریافت می شود ، در این مورد سعی شده با توجه به تجربه همایش های برگزار شده پیشین کلیه اطلاعاتی که احتمالا مورد استفاده قرار خواهد گرفت ، در هنگام ثبت نام از کاربر دریافت شود . 
    • کاربر با یکبار ثبت نام در سیستم ، می تواند هر تعداد مقاله که در نظر دارد ، به سیستم ارسال کند و نیاز به ثبت نام مجدد برای ارسال مقاله جدید نیست . 
    • سیستم طوری طراحی شده که امکان ثبت نام افراد تکراری را به حد صفر می رساند . 
    • قسمت ثبت نام طوری برنامه ریزی شده که تا یک تاریخ معین کاربران می توانند در همایش ثبت نام کنند و پس از آن ثبت نام بسته می شود . 
    • در هنگام ثبت نام ، نام کاربری و رمز عبور به ثبت نام کننده داده می شود و وی از این پس می تواند با استفاده از آنها وارد کارتابل خود در سایت شود . 
ثبت نام شرکت کنندگان
  • شرکت کنندگان پس از ثبت نام در سایت همایش با رمز عبور و نام کاربری خود وارد کارتابل خود می شوند و در آنجا می توانند مقاله جدیدی را ثبت کنند یا وارد قسمت مقالات ارسالی شده و کلیه مقالاتی را که ارسال کرده اند مشاهده و از آخرین وضعیت آنها با خبر شوند . 
    • شرکت کنندگان تا یک تاریخ معین که توسط مدیر سیستم تعیین می شود فرصت دارند مقاله خود را ثبت کنند و پس از آن تاریخ سیستم ، قسمت ارسال مقاله را خواهد بست . 
    • در هنگام ثبت مقاله تنها فایل چکیده از کاربر دریافت می شود و وی تا پایان مهلت ارسال اصل مقالات ، فرصت دارد اصل مقاله خود را ارسال کند . 
    • کاربر این امکان را دارد تا قبل از پایان مهلت ارسال مقالات ، چکیده یا اصل مقالات خود را ویرایش نماید . 
 

 امکان رهگیری مقالات توسط کاربران

 
  • کاربران سایت با ورود به کارتابل می توانند از طریق منو لیست مقالات ارسالی ، مقالات خود را مشاهده و از آخرین وضعیت مقاله خود با خبر شوند . 
    • وضعیت مقاله/مقالات تنها توسط مدیر سیستم تغییر می کند (وضعیت های ممکن : چکیده دریافت شد - جکیده و اصل مقاله دریافت شد - چکیده در دست بررسی داوران - پذیرش اولیه مقاله - اصل مقاله را مجددا ارسال نمایید - پذیرش نهایی مقاله و...) 
    • مدیر سایت می تواند وضعیت یک یا گروهی از مقالات را بنا به نظر خود تغییر دهد . 
    • با وجود اینکه قسمت داوری مقالات کاملا آنلاین است ، اما در نهایت اعلام پذیرش یا عدم پذیرش مقالات کاملا در دست مدیر سایت بوده و وی می تواند با جمع بندی نظر داوران مقاله ای را پذیرش یا رد کند . 

 داوری آنلاین مقالات دریافتی

 
  • دو مرحله داوری مطابق استاندارد های برگزاری همایش ها در سیستم وجود دارد . 
    1- پذیرش چکیده مقالات 
    2- پذیرش و داوری اصل مقالات 
    • مدیر سیستم با ورود به سیستم تعدادی داور را با اسم و مشخصات در سیستم تعریف می کند و به هر کدام یک نام کاربری و رمز عبور اختصاص می دهد که این نام کاربری و رمز عبور به ایمیل داوران ارسال می شود . البته مدیر سیستم می تواند خود نیز در صورت صلاحدید در نامه ای رمز عبور و نام کاربری ایشان را به اطلاعشان برساند . 
    • پس از تعریف داوران و دریافت چکیده مقالات مدیر سیستم تعدادی مقاله را به داوران جهت پذیرش اولیه ارجاع می دهد . مدیر سیستم می تواند بنا به نظر خود مثلا به یک داور تنها یک مقاله و به دیگری 20 مقاله ارجاع دهد . این قسمت با توجه به ضمینه تخصصی داوران و مقالات دریافتی امری بدیهی است . 
    • داوران با دریافت نام کاربری و رمز عبور از طریق سایت وارد کارتابل خود شده و مقالاتی را که به آنها ارجاع داده شده مشاهده می کنند . در مرحله اول داوران باید با مطالعه چکیده مقاله اعلام کنند که داوری این مقاله را می پذیرند یا خیر . 
    • پس از پذیرش چکیده مقاله داوران اصل مقاله را بررسی کرده و سپس فرم ارزیابی مقاله را که در کارتابلشان وجود دارد برای آن مقاله خاص تکمیل می نمایند و در نهایت نظر نهایی خود را نیز در فرم ثبت می نمایند . 
    • با تکمیل فرم ارزیابی سیستم امتیازی را به آن مقاله می دهد که مشخص کننده نتیجه ارزیابی داور در مورد آن مقاله می باشد . 
    • کلیه مراحل داوری و نظرات ارسالی داوران به صورت آنلاین در قسمت مدیریت سایت قابل دسترس مدیر سیستم است . 
 کارتابل داوران
  • در سیستم دو کارتابل مجزا برای شرکت کنندگان و داوران که هر کدام با ورود به کارتابل خود به صفحاتی خاص دسترسی خواهند داشت . 
    • کارتابل کاربران : ویرایش مشخصات فردی - ارسال مقاله جدید - وضعیت مقالات ارسالی - یادداشت به مدیر سیستم و دریافت پیام های مدیر سیستم - دریافت فاکتور هزینه ها - ثبت نام در کارگاه های آموزشی - ارسال فایل به سیستم - تغییر رمز عبور - و.. 
    • کارتابل داوران : لیست مقالات ارجاعی - ارزیابی مقالات - یادداشت به مدیر سیستم و دریافت پیام های مدیر سیستم - و... 

 مدیریت امور مالی و ثبت فاکتور شرکت کنندگان

 
  • همایش ها از نظر هزینه به دو دسته تقسیم می شوند : همایش های با دریافت هزینه - همایش های بدون دریافت هزینه 
    • امکان ثبت گروه هزینه ها و اعمال آن به همه شرکت کنندگان در سیستم وجود دارد . 
    • در سیستم امکان در نظر گرفتن تخفیف در تنظیم فاکتور جهت شرکت کننده ای خاص وجود دارد . (مثلا تخفیف برای اعضای هیئت علمی دانشگاه ها) 
    • شرکت کنندگان می توانند از طریق منو ارسال فایل در کارتابل خود فیش واریزی خود را در سیستم ثبت نمایند . 
    • پس از تنظیم فاکتور می توان طراحی فاکتور را نیز بنا به سلیقه مدیر سایت تغییر داد . 
    • امکان پرداخت آنلاین نیز در سیستم در نظر گرفته شده است که این قسمت بنا به تقاضای مدیر سایت قابل راه اندازی است . 
    • امکان اصلاح فاکتور و تنظیم مجدد فاکتور در سیستم وجود دارد . 

 ارسال پیام کوتاه (sms)

 
  • در سیستم امکان ارسال پیام کوتاه به صورت تکی و گروهی به شرکت کنندگان و داوران وجود دارد . 
    • می توان از سیستم پیام کوتاه جهت دعوت افراد خاص به حضور در همایش با ارسال یک پیام دعوت مخصوص استفاده کرد . 
    • سیستم پیام کوتاه این امکان را به شما می دهد تا برای هر تعداد شماره تلفن که مد نظر داشته باشید پیام های خود را ارسال نمایید . 
    • متن کلیه پیام های ارسالی کاملا توسط مدیر سیستم قابل تنظیم است . 
    • کلیه پیام های ارسالی در سیستم ثبت می شود و گزارش پیام های ارسالی قابل رویت می باشد . 

 امکان ارسال پیام داخلی و ایمیل

 
  • مدیر سیستم این امکان را دارد که به صلاحدید خود در هر زمان پیام داخلی یا ایمیل به کلیه شرکت کنندگان یا شرکت کننده ای خاص ، کلیه داوران یا داوری خاص ارسال نماید . 
    • کلیه پیام های ارسالی در کارتابل گیرنده قرار می گیرد . 

     زمانبندی انجام امور

     
    در این قسمت عنوان به همراه زمان انجام کلیه برنامه هایی که در روز همایش قرار است انجام گیرد درج می گردد تا شرکت کنندگان از طریق سایت و قبل از برگزاری همایش از برنامه همایش در روز/روزهای برگزاری مطلع باشند . 

     امنیت اطلاعات و تهیه نسخه پشتیبان

     
    با توجه به اینکه تاکنون همایش های متعددی توسط سیستم انجام شده ، سیستم از لحاظ امنیتی کاملا تست شده و امکان ایجاد اختلال در سیستم و وب سایت همایش تقریبا به صفر رسیده است . 
    • با توجه به اینکه هیچ گاه نمی توان مدعی شد که حوادث غیر عادی هرگز روی نخواهد داد ، برای جلوگیری از این منظور از اطلاعات سیستم هر 24 ساعت یکبار نسخه پشتیبان تهیه می شود ، که این نسخه ها در صورت بروز مشکل قابل استفاده خواهند بود . 

     چند کاربره

     
    با توجه به گستردگی امکانات سیستم ، مدیر سیستم می تواند فرد یا افرادی را در سیستم تعریف کند و با دادن نام کاربری و رمز عبور به آنها ، آنها را مسئول بخشی از قسمت های سیستم نماید . برای مثال فردی را مسئول درج اخبار و اطلاعیه ها در سیستم کند و فردی را مسئول پیگیری امور ثبت نام کنندگان در همایش . 
    • به وسیله این روش حجم کاری مدیر سیستم به طرز چشم گیری کاهش می یابد . 
    • مدیر سیستم با تعریف سطح دسترسی برای افراد می تواند آنها را محدود به دسترسی به قسمت های خاصی از سیستم کند ، که این امکان باعث جلوگیری از تداخل امور می گردد و به اصطلاح هر کس مسئول کار خود خواهد بود . 
    • با تعریف سطح دسترسی فردی که مثلا مسئول درج اخبار است نمی تواند وارد صفحه شرکت کنندگان یا مقالات در قسمت مدیریت سیستم شود و فقط می تواند وارد صفحه اخبار شود . 

     و هر آنچه شما بخواهید.


    امکانات ذکر شده در بالا اهم امکانات سیستم بود اما با وجود این ، شما می توانید بر اساس نیاز های خود و سازمان درخواست ایجاد تغییرات و یا اضافه کردن آیتم های مورد نیاز خود را در سیستم صادر نمایید . درخواست های شما پس از بررسی کارشناسی در اسرع وقت عملیاتی می شوند .
آدرس دفتر مرکزی :
تبریز خیابان 17 شهریور، ساختمان خاتم، فاز 2، ضلع شمالی، طبقه دوم، واحد 3